Persónuvernd

Félagsbústaðir leggja áherslu á að vinna einungis þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru í samræmi við þann tilgang sem liggur að baki söfnun upplýsinganna. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað eftir því hvort þú ert sjálf/-ur í samskiptum við félagið eða hvort samskiptin eru fyrir hönd lögaðila. Vinnsla persónuupplýsinga fer samkvæmt framangreindu eftir eðlis þess sambands sem þú átt við Félagsbústaði.

Félagsbústaðir vinna, eins og við á hverju sinni,  einkum eftirfarandi persónuupplýsingar:

• auðkennis- og samskiptaupplýsingar, s.s. nafn og kennitölu, heimilisfang, tölvupóst og símanúmer,
• upplýsingar um tengsl einstaklinga við lögaðila sem eru í viðskiptasambandi við félagið, s.s. starfstitill og vinnustaður,
• samskiptasaga, s.s. upplýsingar úr samskiptum sem þú velur að eiga við okkur, s.s. bréf, tölvupóstar, skilaboð í gegnum vefviðmót eða önnur samskipti,
• greiðslu- og fjárhagsupplýsingar um einstaklinga sem eiga í leigu- eða viðskiptasambandi við félagið, s.s. upplýsingar um bankareikninga, virðisaukaskattsnúmer og dagsetningar á framkvæmdum eða mótteknum greiðslum og eftir atvikum vanskil,
• tæknilegar upplýsingar, s.s. IP tölu,
• stafræn fótspor, s.s. nethegðun,
• myndefni úr upptökum öryggismyndavéla í og við skrifstofur okkar sem og við leiguhúsnæði og þjónustuíbúðir okkar.

Félagsbústaðir vinna persónuupplýsingar sem flokkast sem viðkvæmar persónuupplýsingar samkvæmt persónuverndarlögunum, s.s. félagsleg- og heilsufarsleg málefni einstaklinga.

Félagsbústaðir vinna persónuupplýsingar einkum í þeim tilgangi að:

• geta átt í samskiptum einstaklinga sem eru leigutakar hjá félaginu eða eru í forsvari fyrir lögaðila sem eru í viðskiptasambandi við félagið
• kanna hvort viðmiðum sé mætt áður en leiguíbúð er úthlutað
• geta gert og efnt leigusamninga, viðskiptasamninga og aðra samninga sem tengjast daglegum rekstri félagsins
• gera félaginu kleift að veita þjónustu og sinna samningsskyldum sínum
• innheimta leigu
• leggja mat á ástand fasteigna, s.s. í tengslum við mat á viðhaldsþörf
• uppfylla lagaskyldu sem hvílir á félaginu
• bregðast við fyrirspurnum, ábendingum og kvörtunum frá einstaklingum
• markaðssetja þjónustu og vörur félagsins
• efla og auka gagnsæi í stjórnun félagsins
• gæta að hagsmunum félagsins og annarra leigutaka
• tryggja öryggi- og eignarvörslu, m.a. með öryggismyndavélum og eftirlitskerfum

Þegar þú notar heimasíðuna okkar kunnum við að safna upplýsingum um notkun þína, þ.e. frá hvaða vef er komið ásamt gerð vafra og stýrikerfis sem þú notar, tímasetningu og tímalengd heimsóknar og hvaða undirsíður þú heimsækir innan heimasíðu Félagsbústaða. Hér má finna frekari upplýsingar um notkun okkar á vafrakökum.

Félagsbústaðir vinna persónuupplýsingar byggt á eftirfarandi almennum heimildum samkvæmt persónuverndarlögum:

• á grundvelli samþykkis einstaklinga, sbr. 1. tl. 1. mgr. 9. gr. Þessi heimild á einkum við í tengslum við markaðsetningu Félagsbústaða. Í þeim tilvikum veitir félagið einstaklingi nánari upplýsingar um þá tilteknu vinnslu persónuupplýsinga sem samþykkið nær til. Einstaklingur getur hvenær sem er dregið til baka samþykki sitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga sinna og er þá þeirri vinnslu sem samþykkið nær til hætt. Afturköllun samþykkis hefur þó ekki áhrif á vinnslu persónuupplýsinga fram að afturkölluninni, sbr. 3. mgr. 10. gr. persónuverndarlaga.
• til að uppfylla samningsskyldu, sbr. 2. tl. 1. mgr. 9. gr. Þessi heimild á einkum við vinnslu persónuupplýsinga í þágu viðskiptasambands félagsins við leigjendur, s.s. vegna samnings um úthlutaða íbúð eða vegna lögfræðiinnheimtu þar sem leiga er ekki greidd.
• til að uppfylla lagaskyldu, sbr. 3. tl. 1. mgr. 9. gr. Þessi heimild á einkum við í tengslum við gögn sem falla undir lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn
• Til að vernda lögmæta hagsmuni félagsins, sbr. 6. tl. 1. mgr. 9. gr. Þessi heimild á einkum við í tengslum við myndavélaeftirlit á skrifstofum okkar, í félagslegu leiguhúsnæði okkar og í þjónustuíbúðum okkar í eigna- og öryggisvörsluskyni, ásamt innheimtu vanskilakrafna.

Félagsbústaðir geyma persónuupplýsingar eins lengi og þörf krefur samkvæmt þeim lögum og reglum sem við eiga í starfsemi félagsins, eða eins lengi og lögmætir hagsmunir félagsins krefjast og málefnaleg ástæða gefur tilefni til. Sem dæmi er myndefni úr öryggismyndavélum varðveitt í að hámarki 30 daga, að þeim tímaliðnum er myndefninu sjálfkrafa eytt nema nauðsyn krefji til að varðveita það til að geta stofnað, haft uppi og eftir atvikum varið réttarkröfur, einkum í dómsmáli.

Félagið hefur afhendingarskyldu á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Það þýðir að félaginu er óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið laganna, nema með lagaheimild eða sérstakri heimild þjóðskjalavarðar. Gögnum er skilað til Borgarskjalasafns að ákveðnum tíma liðnum samkvæmt reglum þar um.

Við söfnum persónuupplýsingum frá þér og í vissum tilvikum eru persónuupplýsingar fengnar með sjálfvirkum hætti, t.d. við notkun heimasíðu okkar. Félagsbústaðir vinna fyrst og fremst með persónuupplýsingar sem veittar eru frá velferðarsviði Reykjavíkurborgar, sem sér um úthlutun félagslegra leiguíbúða Félagsbústaða. Félagsbústaðir kunna einnig að fá upplýsingar frá öðrum aðilum, s.s. lögmönnum, lögreglu, heilbrigðisstofnunum og einstaklingum.

Félagsbústaðir miðla einungis persónuupplýsingum til þriðju aðila þar sem slíkt er skylt samkvæmt lögum eða ef um er að ræða þjónustuveitanda sem ráðinn er af hálfu Félagsbústaða til þess að vinna fyrirfram ákveðna vinnu. Sem dæmi má nefna aðila sem sjá um upplýsingatækni- og fjarskiptaþjónustu. Í vissum tilvikum geta slíkir aðilar talist vera vinnsluaðilar og gera Félagsbústaðir þá vinnslusamning við viðkomandi aðila í samræmi við kröfur persónuverndarlaga.

Félagsbústaðir gætu einnig deilt persónuupplýsingum með þriðju aðilum þegar slíkt er nauðsynlegt til að vernda brýna hagsmuni félagsins, eins og við innheimtu á vanskilakröfu. 

Ef til þess kemur að vinnsluaðili vinni, þ.m.t. hýsi, gögn fyrir utan Evrópska efnahagssvæðisins (EES svæðið), þá gæta Félagsbústaðir að því að lögmætur grundvöllur sé til staðar samkvæmt persónuverndarlögum.

Félagsbústaðir benda þér á að þegar þú ferð inn á eða hefur samband við okkur í gegnum samfélagsmiðlasíður okkar, þá gæti verið að veitendur samfélagmiðlaþjónustunnar fái aðgang að upplýsingum og hvetjum við þig til að kynna þér vel persónuverndaryfirlýsingar þeirra.

Öryggi í vinnslu persónuupplýsinga er Félagsbústöðum mikilvægt og höfum við gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að tryggja vernd persónuupplýsinga þinna í takt við stefnu okkar um öryggi, þ.m.t. með viðeigandi aðgangsstýringum.

Komi upp öryggisbrestur sem varðar þínar persónuupplýsingar, og teljist slíkur brestur hafa í för með sér mikla áhættu fyrir frelsi og réttindi þín, munum við tilkynna þér um það án ótilhlýðilegrar tafar. Í þessum skilningi telst öryggisbrestur atburður sem leiðir til þess að persónuupplýsingar þínar glatist eða eyðist, þær breytist, séu birtar eða óviðkomandi fái aðgang að þeim í leyfisleysi.

Með fyrirvara um þau skilyrði sem nánar er fjallað um  persónuverndarlögum, átt þú rétt á að:

• fá upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar félagið hefur skráð um þig og uppruna þeirra, sem og upplýsingar um hvernig unnið er með persónuupplýsingar um þig,
• fá aðgang að og afrit af öllum þeim persónuupplýsingum sem eru unnar um þig, standi hagsmunir annarra því ekki í vegi, s.s. vegna réttinda annarra sem skulu vega þyngra, eða óska eftir að þær séu sendar til þriðja aðila,
• fá rangar, villandi eða ófullkomnar persónuupplýsingar þínar uppfærðar og leiðréttar, auk þess að lokað verði fyrir notkun þeirra eða þeim eytt, eftir því sem lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn heimila,
• koma á framfæri andmælum ef þú vilt takmarka eða koma í veg fyrir að persónuupplýsingar þínar séu unnar,
• upplýsingar um það hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, og þá á hvaða rökum slík ákvarðanataka er byggð og endurskoðun á sjálfvirkri ákvarðanatöku,
• afturkalla samþykki þitt um að Félagsbústaðir megi safna, skrá, vinna eða geyma persónuupplýsingar þínar, þegar vinnsla byggist á þeirri heimild. Afturköllun samþykkis skal ekki hafa áhrif á lögmæti vinnslu á grundvelli samþykkis fram að afturkölluninni.

Viljir þú nýta rétt þinn getur þú sent skriflega beiðni á personuvernd@felagsbustadir.is. Við munum staðfesta móttöku á beiðninni og að jafnaði bregðast við innan mánaðar frá móttöku beiðni. Verði ekki unnt að bregðast við innan mánaðar munum við tilkynna þér um töf á afgreiðslu innan mánaðar. Ekki er innheimt gjald þegar einstaklingar nýta rétt sinn í samræmi við ofangreint, nema í þeim tilvikum sem beiðni telst óhófleg eða augljóslega tilefnislaus.

Þú hefur einnig rétt  til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd sjáir þú ástæðu til þess. Upplýsingar um Persónuvernd má finna á heimasíðu þeirra, www.personuvernd.is.

Rafræn vöktun fer fram með öryggismyndavélum í og við ýmis íbúðarhúsnæði Félagsbústaða fyrir félagslegar leiguíbúðir í öryggis- og eignarvörsluskyni. Þeir einstaklingar sem heimsækja vöktuð íbúðarhúsnæði kunna því að vera teknir upp á mynd. Vinnsla á upplýsingum sem safnast með myndeftirliti byggir á lögmætum hagsmunum Félagsbústaða. Heimild til þessa er í 6. tl. 1. mgr. 9. gr. persónuverndarlaga.

Persónuupplýsingar sem verða til við notkun öryggismyndavéla verða einungis notaðar ef upp koma atvik er varða eignavörslu eða öryggi einstaklinga, s.s. þjófnaður, skemmdaverk eða slys. Þær má ekki afrita eða afhenda öðrum aðila, nema á grundvelli lagaheimildar, samþykki skráðra aðila eða samkvæmt ákvörðun Persónuverndar hverju sinni. Persónugreinanlegar myndupptökur eru því almennt ekki afhentar öðrum en lögreglu og þá ef um slys eða meintan refsiverðan verknað er að ræða. Þá kann myndupptökum jafnframt að vera miðlað í þeim tilgangi að Félagsbústaðir geti stofnað, haft uppi og eftir atvikum varið réttarkröfur. Í þeim tilvikum sem unnið er með myndefni í þeim tilgangi er, eins og nauðsyn krefur, heimilt að veita stjórnendum, lögmönnum og tryggingarfélagi Félagsbústaða og gagnaðila, auk dómstóla, aðgang að myndefninu.

Myndefni sem verður til við notkun öryggismyndavéla eyðist sjálfkrafa eftir að hámarki 30 daga nema nauðsyn krefji til að varðveita það til að geta stofnað, haft uppi og eftir atvikum varið réttarkröfur, einkum í dómsmáli, að því gefnu að lög heimili eða dómsúrskurður eða fyrirmæli þar til bærs stjórnvalds liggi fyrir.